L'assistant de direction seconde un manager ou un chef d'entreprise dans ses tâches organisationnelles et administratives. Entre filtrage d'appels téléphoniques, préparation de réunions et prise de rendez-vous, ses activités visent toutes à décharger son supérieur de certaines obligations subsidiaires. Quelles sont les tâches concrètes qui occupent ses journées ? Quelles formations mènent à ce métier à responsabilités ? Voici toutes les informations à retenir pour devenir assistant de direction.
Qu'est-ce qu'un assistant de direction ?
Travaillant aux côtés d'un responsable de service ou même du directeur général de son organisme, l'assistant de direction s'emploie à soulager son supérieur d'un large panel de tâches souvent chronophages. Son objectif principal consiste à lui dégager du temps en facilitant son quotidien. Épaulé ou non par un secrétaire de direction, auquel il peut déléguer certaines prérogatives, il agit donc en bras droit de son supérieur.
Concrètement, l'assistant de direction supervise l'ensemble de la gestion administrative interne. C'est par exemple à lui de préparer, ranger et archiver les dossiers. De même, il assure la bonne réception des courriers et emails, opérant un tri de façon à isoler les communications prioritaires. Ainsi, toute personne cherchant à joindre ou rencontrer la direction s'adresse d'abord à lui. Il tient alors compte des impératifs de son dirigeant afin d'optimiser son emploi du temps, trouvant le créneau propice à un appel, un rendez-vous ou une réunion. Le cas échéant, il lui arrive de prendre en charge l'organisation logistique de déplacements, de repas d'affaires ou de séminaires. Parfois même, il se substitue à son supérieur pour le représenter auprès de clients en son absence.
Quelles sont les compétences essentielles pour devenir assistant de direction ?
Compétences relationnelles et organisationnelles
L'organisation est la première des qualités de l'assistant de direction. Endossant un rôle d'interface, cet associé jongle habilement entre les contraintes de son supérieur et les attentes des multiples interlocuteurs qui le sollicitent. Il fait d'ailleurs preuve d'une amabilité et d'un sens de l'accueil à toute épreuve, ne laissant jamais les contretemps ni les imprévus entamer sa bonne humeur. Du reste, il gère les complications et les urgences avec sang-froid et rigueur, sans se laisser paralyser par la pression. Son directeur peut ainsi lui confier des missions d'importance à n'importe quel moment, exigeant de lui un investissement et une réactivité sans faille, mais aussi beaucoup de discrétion.
Compétences techniques
L'assistant de direction cumule de nombreuses compétences opérationnelles. Il maîtrise notamment la sténographie pour mieux prendre en note le contenu des réunions auxquelles il assiste, tout en étant à l'aise avec les outils bureautiques et logiciels informatiques. Les techniques d'archivage et de classement lui sont également familières. Entre droit du travail et législation sociale, l'assistant de direction se tient enfin informé des normes juridiques qui encadrent ses activités.
Quel est le salaire d'un assistant de direction ?
En début de carrière, l'assistant de direction junior perçoit un salaire avoisinant les 2 000 à 2 300 € bruts mensuels environ. Sa rémunération grimpe au fil des années, et un profil expérimenté peut espérer gagner entre 3 500 et 3 800 € par mois. Cela étant, aucune grille salariale définie par l'État n'engage les employeurs à garantir un certain plafond de revenus. Les candidats à un poste peuvent donc mettre en avant la qualité de leur formation, leur expérience ou leur degré de responsabilités dans l'organisme pour négocier leur salaire à la hausse.
Quelles sont les perspectives d'évolution de carrière en tant qu'assistant de direction ?
La polyvalence de l'assistant de direction attire les convoitises de recruteurs provenant de filières variées. De multiples PME du tertiaire comme du secteur industriel font ainsi appel à ses qualités d'administrateur, suivies de près par bon nombre d'associations et de collectivités locales. Parlant un anglais courant, si ce n'est d'autres langues étrangères, l'assistant dispose de débouchés au sein de grands groupes et multinationales. Ses perspectives d'évolution dépendent donc de son domaine d'activité comme de la taille de son employeur.
L'assistant peut par exemple gravir les échelons de la hiérarchie interne pour devenir chargé de l'administration du personnel, chargé de communication ou responsable des services généraux. Il lui est également possible de se spécialiser dans des secteurs connexes tels que la comptabilité ou les ressources humaines, à condition toutefois de suivre des études complémentaires.
Quelle formation suivre pour devenir assistant de direction ?
Les futurs assistants de direction souhaitant lancer rapidement leur carrière peuvent opter pour une formation supérieure de niveau bac+2, à l'instar d'un BTS Support à l'Action Managériale (SAM). Entre gestion de projet et optimisation des processus administratifs, ce diplôme d'État aborde l'ensemble des compétences nécessaires aux professionnels embauchés pour répondre aux demandes d'un responsable de service ou d'un directeur d'entreprise. Le BTS Gestion de la PME (GPME) s'avère une bonne alternative pour les profils désirant se familiariser avec le fonctionnement de l'entreprise, avant peut-être de briguer des fonctions d'encadrement plus étendues. Certaines écoles spécialisées comme ESARC proposent ces BTS en alternance, permettant aux étudiants d'affiner leurs compétences de terrain, tout en se constituant un réseau professionnel.
Ayant obtenu leur BTS, les diplômés peuvent entrer dans la vie active ou poursuivre leurs études en troisième année de bachelor ou de licence professionnelle. Les postulants issus d'ESARC bénéficient notamment de passerelles vers des institutions partenaires, à l'instar de l'école des ressources humaines ESGRH ou de l'école de commerce et de marketing ESGCI.
Bras droit de son supérieur, l'assistant de direction s'acquitte de missions plurielles. Ce métier suppose donc des compétences pluridisciplinaires. ESARC a mis en place diverses formations en gestion et finance axées autour de la communication, de la gestion administrative, du management ou encore des ressources humaines. Le BTS GPME comme le BTS SAM accueillent des étudiants en formation initiale comme des alternants dans plusieurs villes en France.
