Dans une étude notariale, l'assistant formaliste contrôle la qualité et la conformité des actes notariés. Son rôle administratif est essentiel pour assurer la validité des travaux de son cabinet. Quelles tâches effectue-t-il jour après jour ? Quelles formations lui permettent de s'insérer dans le milieu du notariat ? Voici de quoi en savoir davantage sur le métier d'assistant formaliste.
Qu'est-ce qu'un assistant formaliste ?
Comme son nom le laisse entendre, l'assistant formaliste agit en tant que bras droit du formaliste. Il l'assiste au quotidien, prenant en charge plusieurs tâches administratives et chronophages. Rouage central d'un office notarial, le formaliste a pour fonction de rendre opposables aux tiers les actes notariés nouvellement conclus. Autrement dit, il rend les termes de l'acte en question applicables à tous, leur conférant une véritable force juridique. Intervenant en aval de la signature, qu'elle relève d'un contrat de mariage, d'une donation ou encore d'une promesse de vente, il veille à ce que le contenu de l'acte soit en bonne et due forme. De même, il rassemble les diverses pièces administratives nécessaires son dépôt, dont il s'acquitte auprès des administrations publiques concernées. L'assistant formaliste épaule donc ce professionnel au quotidien. L'aidant à corroborer la bonne validité des actes produits au regard de la loi, il analyse et vérifie l'ensemble des éléments constitutifs du dossier. Selon la nature de l'acte, cet adjoint peut être amené à calculer des droits de succession. Il lui arrive également de procéder lui-même à l'enregistrement des actes notariés, puis de réaliser les publications obligatoires qui en découlent.
Quelles sont les compétences essentielles pour devenir assistant formaliste ?
Compétences techniques
Disposant de connaissances en droit de la famille ou encore en droit des sociétés, l'assistant formaliste se dote d'un solide bagage juridique. Parfois, le périmètre d'intervention de son étude notariale suppose des connaissances connexes en droit immobilier, droit fiscal ou droit des affaires. Il maîtrise également l'outil numérique, utilisant notamment des logiciels de gestion électronique des documents (GED). Son sens de la déontologie s'avère tout aussi inébranlable, comme son respect du secret professionnel qui entoure ses activités. En cas d'irrégularité manifeste ou de doute à éclaircir, l'assistant n'hésite pas à solliciter immédiatement les notaires, assistants rédacteurs d'actes et clercs de notaire qui gravitent autour de lui.
Compétences transversales
Au-delà de son savoir technique, l'assistant formaliste est aussi apprécié pour son sens de l'observation et sa méticulosité. Avec une grande rigueur, il passe au crible les différents actes administratifs traités à son bureau. Les délais parfois serrés qui lui sont imposés n'entament pas sa vigilance, car toute erreur de sa part engage la responsabilité de son cabinet. Il entretient également des rapports étroits avec les différents organismes publics qui encadrent le dépôt et la publication d'actes notariés. Il gère très bien les situations stressantes, comme les tensions ou le rejet de ses dossiers. Son excellente expression orale et ses qualités de communicant l'aident à tirer au clair les raisons qui ont pu motiver ces refus afin d'y remédier au plus vite.
Quel est le salaire d'un assistant formaliste ?
La rémunération de l'assistant formaliste dépend essentiellement de l'envergure de son étude notariale et de son emplacement géographique. Les professionnels implantés en région parisienne bénéficient par exemple de perspectives salariales plus attractives que leurs confrères exerçant ailleurs en France, notamment en zone rurale où les offices notariaux sont par définition plus modestes. Par ailleurs, les revenus auxquels peut prétendre l'assistant formaliste sont directement corrélés à son expérience. Lors d'une première prise de poste, un profil encore inexpérimenté peut rarement négocier plus de 2 000 € bruts par mois. Plus avancé dans sa carrière, l'assistant est toutefois susceptible de franchir le seuil de 4 000 € mensuels.
Quelles sont les perspectives d'évolution de carrière en tant qu'assistant formaliste ?
Les années passant, l'assistant formaliste peut se voir confier des responsabilités plus étendues et diversifiées. Il peut mettre à profit son expérience au sein d'une étude notariale de moindre envergure pour intégrer un cabinet de notaires comptant plusieurs dizaines de collaborateurs.
Généralement promu au poste de formaliste, l'ancien assistant peut également évoluer vers un rôle d'assistant notarial. Alternativement, il lui est possible de devenir clerc de notaire ou même comptable en office notarial, à condition de se former.
Quelle formation suivre pour devenir assistant formaliste ?
Une formation en notariat de niveau bac+2 suffit à briguer un emploi d'assistant formaliste. Bon nombre de candidats s'orientent donc vers un BTS Collaborateur juriste notarial (CNJ), qui leur donne toutes les clés théoriques et opérationnelles pour rejoindre un office notarial. Ce diplôme d'État s'articule ainsi autour d'enseignements pluridisciplinaires en droit, culture générale, expression et conduite de dossiers. Des établissements tels que les écoles de BTS ESARC insistent également sur les dimensions éthiques de ce secteur exigeant, familiarisant par exemple les étudiants avec les règles déontologiques propres à l'accompagnement client. Divers modules consolident en parallèle les savoir-être essentiels aux futurs diplômés, qui peuvent les mettre à l'épreuve sur le terrain en optant pour l'alternance.
Garant de la légalité et de la qualité des actes établis par son office notarial, l'assistant formaliste est un allié précieux pour les notaires et formalistes. Un cursus de niveau bac+2 s'avère un excellent tremplin vers ce métier du notariat.
ESARC a mis en place un BTS Collaborateur juriste notarial accessible sur dossier à l'ensemble des bacheliers. Cette formation supérieure vous est proposée dans cinq grandes villes françaises, en formation continue comme en alternance.
