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Assistant formaliste

Comment devenir assistant formaliste à Paris ?

Travaillant au sein d'un office notarial, l'assistant formaliste est un professionnel polyvalent qui œuvre au quotidien pour garantir la conformité et la bonne qualité des éléments qui lui sont soumis. Cela comprend notamment le dépôt des actes et la vérification de la bonne conformité des documents administratifs. Esarc vous éclaire sur le métier d’assistant formaliste à Paris

Assistant formaliste : de quoi s’agit-il ?

Vous avez peut-être déjà entendu parler du métier d’assistant formaliste. Titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur reconnu par l’État, l’assistant formaliste est un professionnel à part entière. Au quotidien, il revêt plusieurs casquettes et sait s’adapter à son environnement de travail. Polyvalent, il est également très rigoureux.

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un expert dans le domaine du notariat qui assiste le formaliste dans ses missions au quotidien. Au sein de l’office notarial, l’assistant formaliste est garant de la qualité de la conformité des actes produits. Il est également amené à vérifier les documents administratifs et le bon respect de la loi. Sans oublier une mission consistant à calculer les droits de succession, déposer des actes notariés et contribuer au maintien des bonnes relations avec les différents organismes. Véritable support pour le formaliste, son assistant est un bras droit jour après jour. Sous le contrôle du formaliste, il peut également réaliser d’autres types de missions à hautes responsabilités. Avec le temps et l'expérience, il maîtrise les contours de son métier et peut évoluer, notamment au poste de formaliste dans une office notarial.

Assistant formaliste : quelle est la fiche métier concrète de cette profession passionnante ?

La profession d’assistant formaliste n’est pas forcément très connue. Pourtant, il s’agit d’un métier passionnant qui requiert un véritable savoir-faire et une envie insatiable d’apprendre. Métier très rigoureux, l’assistant formaliste est un véritable caméléon qui sait s’adapter à toutes les situations, même les plus complexes d’entre elles.

Placé généralement sous la supervision du responsable formaliste et Formalités, l'assistant formaliste se charge de plusieurs types de missions. Il vérifie le contenu des actes afin de s'assurer que ces derniers allient conformité et qualité au regard de la loi. Il est également amené à s'adresser aux différentes administrations, ce qui nécessite de sa part une bonne aisance à l'oral et une capacité à expliquer les situations auxquelles il est soumis.

La fiche de poste de l'assistant formaliste implique également une mission de rédaction des bordereaux et une tenue quotidienne du répertoire. Ainsi que la gestion des refus et autres rejets, en cherchant les raisons de ces décisions. L'assistant administratif s'occupe en outre des sollicitations, notamment en ce qui concerne la fourniture de copies des documents ainsi que leur gestion électronique.

Enfin, cet assistant est chargé de gérer l'ensemble des formalités consécutives à la signature définitive des actes. Cette mission est réalisée en collaboration directe avec le responsable qui en vérifie le bon déroulement.

Zoom sur le métier de formaliste

Le métier de formaliste reprend quelque peu les mêmes missions que celui d'assistant formaliste, bien que ces dernières soient plus poussées et à plus haute responsabilité.

Le formaliste, le bras droit du notaire pour la conformité des actes

Dans toutes les études notariales, les formalistes sont des professionnels aguerris et indispensables au quotidien. Ils endossent l'entière responsabilité de la transmission des actes reçus par les notaires auprès des administrations publiques et autres organismes visés. 

Une étude notariale qui se passerait de formaliste ne pourrait pas être pérenne. En effet, il est nécessaire de donner une force juridique suffisante aux nombreux actes reçus par les notaires. Le formaliste garantit que ces actes soient enregistrés et publiés, ce qui les rend alors opposables aux tiers.

Les actes concernés sont nombreux en pratique. Il s'agit notamment des actes de succession, de donation et de vente qui sont envoyés par les clients au notaire. D'une part, le formaliste assure l'enregistrement rapide et efficace des actes transmis auprès des services qui y ont intérêt. En règle générale les organismes de l'administration fiscale et publique. D'autre part, ce professionnel se charge de publier les actes auprès des services compétents. Les tiers sont ainsi mis au courant de ces éléments et sont légalement tenus de s'y conformer.

Le formaliste, un expert de la conformité des actes administratifs

Une fois que les actes sont signés, le formaliste les récupère en veillant à ce que soient présentes les pièces administratives rattachées. Il vérifie la conformité et la légalité de ces documents. Lorsqu'il constate une erreur ou en cas de dossier incomplet, il en informe le notaire qui prend alors les décisions qui s'imposent.

A ce titre, une fois signés, il récupère les actes ainsi que l’ensemble des pièces administratives qui y sont attachées. Il procède à une vérification de ces pièces et sollicite éventuellement le notaire en cas d’erreur ou de dossier incomplet.

Enfin, le formaliste se charge de la gestion électronique des documents (GED), mission cruciale aujourd'hui au regard de l'omniprésence de la digitalisation dans les études notariales.

Devenir assistant formaliste à Paris : quelles sont les qualités requises ?

Le formaliste qui travaille dans une office de notaire peut exercer son métier dans des secteurs variés. Il peut par exemple être formaliste en droit des sociétés ou en droit de la famille. Dans ce cas, il aura des missions sensiblement similaires mais devra avoir des connaissances spécifiques à son domaine de spécialisation.

Pour se tourner vers le métier d'assistant formaliste, il est indispensable d'avoir certaines qualités. Notamment un excellent esprit d'analyse, une rigueur sans faille et un sens aigu de l'observation. Il convient également d'être discret et de respecter le secret professionnel.

L’assistant formaliste doit également savoir s’organiser au quotidien pour gérer son emploi du temps et remplir correctement les missions qui lui sont dévolues. Il s’adapte aux différentes situations et fait preuve de sang froid lorsqu’il est confronté à une situation complexe. Avec l’expérience au sein de l’office notarial, le formaliste acquiert également des compétences en matière de gestion du stress et devient plus précis dans son travail.

Quel est le salaire d'un Assistant formaliste ?

Combien gagne un assistant formaliste à Paris ? Partie intégrante des métiers du notariat, le métier d'assistant formaliste est crucial dans l'étude notariale. L'ensemble des missions qui lui sont dévolues garantissent le bon fonctionnement de l'office au quotidien. Il est donc normal que cela se ressente dans sa rémunération et dans ses perspectives d'évolution et autres débouchés.

En pratique, il n'existe pas de salaire type pour le métier d'assistant formaliste dans une étude notariale. La rémunération pourra donc varier selon plusieurs éléments, comme la zone géographique où se situe l'étude, sa taille et la nature de sa clientèle. En outre, l'assistant formaliste perçoit un salaire qui évolue grandement en fonction de son expérience. Plus il aura acquis de savoir-faire et d'expérience et plus il pourra prétendre à une rémunération élevée. Au début, le salaire moyen est de 1 800 € bruts. Il peut atteindre 4 000 € bruts en fin de carrière.

Quel diplôme pour être formaliste ?

Vous vous intéressez au métier d’assistant formaliste à Paris et vous désirez savoir comment procéder pour vous tourner vers ce métier ?

Pour accéder à cette profession enrichissante vous devez suivre un BTS Notariat d'une durée de 2 ans après le baccalauréat. Cette formation est en effet accessible à tous les étudiants qui sont titulaires d'un diplôme de niveau Bac, avec une petite préférence pour les étudiants qui ont suivi l’option sciences économiques et sociales, histoire et géographie ou d’autres matières plus scientifiques. Toutefois, le BTS Collaborateur juriste notarial n’est pas fermé aux élèves issus d’autres baccalauréats, à l’instar du bac technologique de type STMG. Pour intégrer une école offrant cette formation, l’étudiant devra prouver qu’il est motivé et qu’il a suffisamment réfléchi à son projet de vie. Sa personnalité et son aisance à l’orale sont également des éléments importants entrant en ligne de compte.

Pour suivre cette formation vous avez la possibilité de vous orienter vers un BTS Notariat initial ou bien en alternance. Le cursus en alternance vous permettra d'intégrer rapidement le monde de l'entreprise en ayant le statut de salarié alternant (contrat de professionnalisation). Pendant votre formation, vous percevez une rémunération. La formation de BTS Notariat initial nécessitera de votre part une présence importante aux cours et un apprentissage intensif pendant deux ans. Vous devrez également suivre un stage qui vous permettra de mieux connaître les contours de ce métier au sein de l'office notarial.

Assistant formaliste à Paris : quels sont les débouchés ?

Une fois que vous exercez votre profession en tant qu’assistant formaliste, la question peut forcément se poser de savoir comment évoluer. En la matière, quels sont les débouchés du métier d’assistant formaliste à Paris ?

Lorsqu’il accomplit ses missions dans une étude notariale, le formaliste peut rapidement évoluer s’il montre toute l’étendue de ses capacités et de ses compétences. Il peut par exemple se tourner vers un poste de comptable en office notarial ou bien encore suivre une formation complémentaire pour grimper les échelons en interne. S’il souhaite devenir assistant de notaire il devra notamment poursuivre une formation supplémentaire qui lui ouvrira alors les portes de cette profession très convoitée. Il sera alors sous la direction hiérarchique du notaire.