Exerçant au sein de la réception d'une entreprise, le responsable front office s'acquitte de diverses tâches d'accueil et de gestion. Il assure un service client efficace et encadre les activités du personnel de bureau sous sa supervision. Quelles sont les missions de cet employé administratif ? À quel salaire peut-il prétendre au terme de ses études et quelles compétences peut-il mettre en avant pour décrocher un poste ? Voici de quoi vous faire une idée plus précise du quotidien et du parcours du responsable front office.
Qu'est-ce qu'un responsable front office ?
Dans le monde de l'entreprise, le terme de front office recouvre plusieurs réalités. L'intitulé du responsable front office peut prêter à confusion car cette terminologie désigne parfois l'ensemble des décideurs d'une structure. La fonction de ce professionnel se rapproche davantage de celle d'un assistant administratif, d'un agent d'accueil ou d'un chef de bureau.
Le rôle premier du responsable front office consiste à gérer la réception de sa société. Il supervise les réceptionnistes et agents de sécurité qui accueillent les visiteurs, tout en pouvant parfois être amené à lui-même les orienter. Il est aussi le premier appelé en cas d'urgence ou pour désamorcer d'éventuelles situations conflictuelles, consignant au besoin les plaintes ou doléances des clients.
Outre l'accueil des visiteurs, le responsable front office s'occupe de l'ensemble des opérations relevant de la réception. Il élabore notamment le budget du bureau, surveille les dépenses, contrôle les stocks et procède à des réapprovisionnements pour faire en sorte que ses collaborateurs disposent des fournitures et du matériel adéquats.
En somme, le responsable est au cœur de l'ensemble des activités qui se déroulent à l'accueil d'une société, tout en travaillant dans certains cas avec différents collaborateurs du département des ressources humaines ou du pôle comptable.
Quelles sont les compétences essentielles pour devenir responsable front office ?
Compétences techniques
Centre névralgique de la réception de sa structure, le responsable front office est sollicité de toutes parts. Les chefs de service font appel à lui pour organiser divers événements internes, tandis que ses responsables attendent de lui qu'il gère le courrier et les appels entrants et sortants. Le responsable front office orchestre aussi les plannings et les roulements de ses équipes avec méthode, faisant preuve de flexibilité pour parer aux imprévus et absences. Déterminé, il mobilise son sens de l'organisation pour affronter les journées intenses qui rythment sa semaine de travail. Entre rédaction de courrier, prise de notes et saisie de documents, de solides aptitudes rédactionnelles sont aussi de mise à ce poste. Le responsable front office maîtrise un large éventail d'outils et d'équipements bureautiques.
Compétences relationnelles
Malgré ses nombreuses tâches, ce gestionnaire administratif sait rester disponible auprès du public, représentant l'un des premiers points de contact avec son entreprise. Sa présentation impeccable et son excellente élocution contribuent à valoriser l'image de son enseigne. Ses missions supposent parfois de parler anglais, langue qu'il maîtrise généralement couramment. Son rôle de manager l'amène parfois à recadrer le personnel lorsqu'il constate un manquement aux exigences de sécurité ou de qualité établies par ses dirigeants. En diplomate habile, il lui arrive également de résoudre d'éventuels différends entre ses collaborateurs.
Quel est le salaire d'un responsable front office ?
En moyenne, la rémunération d'un responsable front office débutant excède de peu le salaire minimum. Après quelques années d'exercice, un professionnel confirmé peut renégocier ses revenus pour percevoir jusqu'à 2 300 € bruts mensuels.
Quelles sont les perspectives d'évolution de carrière en tant que responsable front office ?
Les offres d'emploi à un poste de responsable front office existent aussi bien dans la fonction publique que dans le secteur privé. Les opportunités d'embauche sont nombreuses au sein de petites et moyennes entreprises (PME) comme de grands groupes au rayonnement mondial. Détenant le statut de fonctionnaire, ce professionnel peut également intégrer un établissement hospitalier public, une antenne de la Sécurité sociale, une agence du trésor public ou encore une collectivité territoriale.
En cours de carrière, il peut gravir les échelons hiérarchiques pour devenir responsable de secteur. Son expérience lui permet aussi de se reconvertir à un poste d'assistant de direction, d'assistant commercial ou de secrétaire comptable, à condition de justifier des qualifications adéquates.
Quelle formation suivre pour devenir responsable front office ?
Pour renforcer les effectifs de leur front office, certaines entreprises recrutent des candidats titulaires d'un baccalauréat général, ou d'un bac pro Gestion administration. Détenir un diplôme complémentaire constitue un avantage certain aux yeux de nombreux employeurs. Plusieurs formations supérieures en gestion préparent les futurs responsables à briguer un emploi au sein d'une réception. De niveau bac+2, le BTS Support à l'action managériale (SAM) confère par exemple aux étudiants un bagage approfondi en organisation de projets, optimisation des processus administratifs et collaboration à la gestion RH. Pour renforcer sa dimension professionnalisante, ESARC propose ce cursus en alternance.
Les titulaires d'un BTS peuvent intégrer le monde du travail ou se spécialiser dans les ressources humaines ou le commerce en poursuivant par un bachelor, afin de se démarquer au mieux et d'accéder plus rapidement au titre de responsable.
À mi-chemin entre l'administratif et l'accueil, le responsable front office occupe une place stratégique au sein d'une entreprise ou d'une administration publique. ESARC vous propose d'accroître votre employabilité en vous inscrivant en BTS Support à l'action managériale en formation continue ou en alternance. Ce cursus dispensé dans trois grandes villes françaises conjugue enseignements poussés, accompagnement personnalisé et apprentissage par l'expérience.
