Le secrétaire de direction assiste au quotidien le chef d'une entreprise ou le dirigeant d'une administration. En véritable bras droit, il s'attelle à décharger son supérieur d'un large éventail de tâches, tant administratives qu'organisationnelles. Que recouvrent exactement ses responsabilités ? Quelle formation supérieure choisir pour exercer ce métier aux multiples compétences ? Voici tout ce qu'il faut retenir pour devenir secrétaire de direction.
Qu'est-ce qu'un secrétaire de direction ?
Aussi appelé office manager ou attaché de direction, le secrétaire de direction est chargé d'épauler son supérieur direct pour l'aider à se concentrer sur ses responsabilités décisionnelles et opérationnelles. Son périmètre d'action se rapproche d'ailleurs de celui de l'assistant de direction, quand bien même ce dernier s'apparente plutôt à un secrétaire spécialisé. Installé derrière son bureau, il peut par exemple assurer l'accueil des visiteurs, de clients de passage en collaborateurs sollicitant une audience avec la direction. De même, il réceptionne les appels téléphoniques, qu'il trie avant de les transférer au besoin à l'interlocuteur adéquat. C'est également à lui qu'il revient de filtrer le courrier papier et électronique, rédigeant le cas échéant des réponses. Maître de l'emploi du temps du directeur, il programme des rendez-vous conformes aux priorités et contraintes de son supérieur. Il en notifie l'intéressé, sans manquer de lui adresser fréquemment des rappels.
Outre ses tâches de bureau, il lui arrive d'assister à des réunions et autres événements internes, prenant alors des notes afin d'en transmettre le compte-rendu aux parties prenantes concernées. S'il ne participe que rarement lui-même à des déplacements, le secrétaire n'en organise pas moins leur déroulement logistique.
Quelles sont les compétences essentielles pour devenir secrétaire de direction ?
Compétences techniques et organisationnelles
Savoir jongler entre des missions extrêmement diverses avec réactivité, voilà la première qualité du secrétaire de direction. La pression n'est pas étrangère à son quotidien, notamment lorsque le dirigeant lui confie des tâches urgentes en dernière minute. Gardant la tête froide, ce gestionnaire chevronné s'en acquitte alors avec rigueur, réactivité et beaucoup d'autonomie. L'attaché de direction se montre au moins aussi méthodique au moment d'archiver et préparer des documents administratifs. Quelle que soit la sensibilité des dossiers qu'il traite, il fait preuve d'une discrétion sans faille. Un véritable savoir-faire rédactionnel appuie ses compétences organisationnelles. Il maîtrise bon nombre d'outils informatiques, au premier rang desquels les logiciels de traitement de texte.
Compétences relationnelles
Si son bagage technique lui est précieux, le secrétaire se démarque aussi par son aisance relationnelle. En tant qu'interface de confiance entre divers interlocuteurs et sa direction, il veille à répondre aux attentes des uns et des autres avec professionnalisme. Au cœur d'une structure de portée internationale, il est amené à échanger en anglais, voire à communiquer dans une autre langue étrangère. Ni les imprévus ni les situations de crise n'entament son sens du service.
Quel est le salaire d'un secrétaire de direction ?
Les revenus du secrétaire de direction fluctuent sensiblement en fonction du contexte de ses missions, mais aussi de leur ampleur. En pratique, le salaire d'un candidat à ce poste administratif peut ainsi passer du simple au double. Encore dépourvu d'expérience, un secrétaire débutant peut toutefois espérer négocier entre 1 800 et 2 200 € bruts par mois environ. Les années passant, un profil plus aguerri est susceptible de voir sa rémunération atteindre près de 3 000 € par mois. Certains secrétaires expérimentés évoluant au sein de grandes entreprises peuvent même tutoyer les 4 000 € mensuels en cours de carrière.
Quelles sont les perspectives d'évolution de carrière en tant que secrétaire de direction ?
Le secrétaire de direction dispose de multiples opportunités d'embauche dans les domaines administratif, comptable et juridique, ainsi que dans le secteur de la gestion de la PME et des ressources humaines. Il peut se spécialiser au fil des années dans l'une de ces filières, s'orientant par exemple vers des postes d'assistant RH ou d'assistant comptable. Ancré dans le secrétariat, l'attaché de direction peut aussi évoluer vers un rôle de formateur.
Le secrétaire de direction est également susceptible de viser une reconversion professionnelle à des métiers requérant des compétences connexes, comme chargé de communication ou chargé de production.
Quelle formation suivre pour devenir secrétaire de direction ?
Un diplôme d'État de niveau bac+2 suffit à briguer un poste de secrétaire de direction. Axé sur la gestion de projet et l'optimisation des processus administratifs, le BTS Support à l'Action Managériale (SAM) constitue par exemple un bon tremplin vers ce métier hautement polyvalent. Plusieurs modules d'approfondissement renforcent également la culture juridique et managériale des étudiants, ainsi que leurs aptitudes linguistiques. D'une durée similaire de deux ans, le BTS Gestion de la PME (GPME) s'articule autour d'enseignements pluridisciplinaires en gestion comptable, gestion des ressources humaines, culture économique appliquée et communication. Certaines institutions comme ESARC proposent ces formations en gestion en alternance.
Leur BTS validé, les jeunes diplômés ont le choix d'entrer sans plus tarder dans la vie active ou de poursuivre leurs études. Des passerelles leur permettent notamment de rejoindre une licence professionnelle ou un bachelor de spécialisation en commerce, finance ou encore ressources humaines.
Disponible et efficace, le secrétaire de direction facilite le quotidien de son supérieur dans la réalisation de différentes tâches administratives et organisationnelles. ESARC vous prépare à exercer ce métier au travers de diverses formations en gestion et finance, accessibles en formation initiale et en alternance. Devenez secrétaire de direction en deux ans et apprenez les bases pour exercer cette profession porteuse en suivant un BTS à Aix-en Provence, Bordeaux, Toulouse, Nantes ou encore Tours.
